نموذج محضر اجتماع مجلس الإدارة بالصيغة الرسمية
باختصار: يوثّق محضر اجتماع مجلس الإدارة بيانات الاجتماع، ومن حضر من الأعضاء واكتمال النصاب، وحالات تعارض المصالح المعلنة، واعتماد المحضر السابق، وملخص كل بند، والنص الحرفي لكل قرار مع نتيجة التصويت، والمهام، وتوقيع رئيس المجلس وأمين السر.
النموذج
محضر اجتماع مجلس الإدارة
- اسم الشركة أو الجهة:
- نوع الاجتماع (عادي / غير عادي):
- التاريخ والوقت والمكان (أو رابط المكالمة):
- رئيس الاجتماع:
- أمين السر:
- التسجيل: هل أُبلغ المجلس ووافق؟ نعم / لا
- الأعضاء الحاضرون:
- الأعضاء الغائبون (بعذر أو بدون عذر):
- الحاضرون من غير الأعضاء (وفي أي بنود):
- اكتمال النصاب: نعم / لا
- افتُتح الاجتماع الساعة:
- الإفصاح عن تعارض المصالح:
- محضر الاجتماع السابق (التاريخ): اعتُمد / اعتُمد مع تعديلات
- البند:
- المستندات المعروضة ومن قدّمها:
- ملخص النقاش (أبرز النقاط والأسباب):
- نص القرار (حرفيًا):
- اقترحه:
- ثنّى عليه:
- التصويت: موافق / معارض / ممتنع
- النتيجة: اعتُمد / لم يُعتمد
- المهمة / المسؤول / الموعد
- الاجتماع القادم:
- اختُتم الاجتماع الساعة:
- توقيع رئيس المجلس والتاريخ:
- توقيع أمين السر والتاريخ:
محضر اجتماع مجلس الإدارة بيانات الاجتماع - اسم الشركة أو الجهة: - نوع الاجتماع (عادي / غير عادي): - التاريخ والوقت والمكان (أو رابط المكالمة): - رئيس الاجتماع: - أمين السر: - التسجيل: هل أُبلغ المجلس ووافق؟ نعم / لا الحضور والنصاب - الأعضاء الحاضرون: - الأعضاء الغائبون (بعذر أو بدون عذر): - الحاضرون من غير الأعضاء (وفي أي بنود): - اكتمال النصاب: نعم / لا افتتاح الاجتماع - افتُتح الاجتماع الساعة: - الإفصاح عن تعارض المصالح: - محضر الاجتماع السابق (التاريخ): اعتُمد / اعتُمد مع تعديلات البنود المعروضة - البند: - المستندات المعروضة ومن قدّمها: - ملخص النقاش (أبرز النقاط والأسباب): القرارات - نص القرار (حرفيًا): - اقترحه: - ثنّى عليه: - التصويت: موافق / معارض / ممتنع - النتيجة: اعتُمد / لم يُعتمد المهام - المهمة / المسؤول / الموعد الختام والتوقيعات - الاجتماع القادم: - اختُتم الاجتماع الساعة: - توقيع رئيس المجلس والتاريخ: - توقيع أمين السر والتاريخ:
متى تستخدمه
استخدم هذا النموذج في اجتماعات مجلس الإدارة ولجانه، وفي أي جهة رسمية تصدر قرارات، كمجلس أمناء جمعية خيرية أو مجلس مدرسة. يكتب المحضر عادةً أمين سر المجلس، ويوقّعه رئيس المجلس بعد اعتماده في الاجتماع التالي.
محضر المجلس سجل رسمي، فراجع النظام الأساسي للشركة ولوائحها الداخلية والأنظمة المطبقة حيث سُجّلت، فقد تحدد ما يجب توثيقه ومن يوقّع ومدة حفظ المحاضر، واستشر مستشارك القانوني عند الشك. وثّق القرارات وأسبابها، لا النقاش حرفيًا. وإن سُجّل الاجتماع لمساعدة أمين السر فيجب أن يوافق المجلس أولًا. وللأساسيات المشتركة بين كل المحاضر راجع دليل كيفية كتابة محضر اجتماع.
مثال مكتمل
الاجتماع الربعي لمجلس الإدارة، 15 أكتوبر
- اسم الشركة أو الجهة: شركة خدمات لوجستية مقرها دبي
- نوع الاجتماع: اجتماع ربعي عادي
- التاريخ والوقت والمكان: الخميس 15 أكتوبر، الساعة 16:00، قاعة مجلس الإدارة في المقر الرئيسي
- رئيس الاجتماع: أحمد
- أمين السر: نور
- التسجيل: نعم، ووافق المجلس في البداية على أن يكون لاستخدام أمين السر فقط
- الأعضاء الحاضرون: أحمد (رئيس المجلس)، وفاطمة، وخالد، ومريم
- الأعضاء الغائبون: حمد (بعذر)
- الحاضرون من غير الأعضاء: ليلى (المديرة المالية، CFO) في البندين 2 و3
- اكتمال النصاب: نعم
- افتُتح الاجتماع الساعة: 16:05
- الإفصاح عن تعارض المصالح: أفصح خالد عن مصلحة في البند 4 (يملك أحد أقاربه شركة المورّد المقترح)، ولم يشارك في نقاش البند ولا في التصويت عليه.
- محضر الاجتماع السابق (9 يوليو): اعتُمد
- البند 2: الحسابات الإدارية للربع الثالث، قدّمتها ليلى. استفسر المجلس عن ارتفاع تكاليف الوقود، وطلب من الإدارة عرض خيارات لخفضها.
- البند 3: مقترح افتتاح مكتب في الرياض، قدّمته ليلى. ناقش الأعضاء الجدول الزمني للتوظيف وشروط عقد الإيجار.
- البند 4: عقد مع مورّد جديد للمستودعات، قدّمته مريم. غادر خالد القاعة.
- القرار 1: «يعتمد المجلس الحسابات الإدارية للربع الثالث كما عُرضت». اقترحته فاطمة، وثنّت عليه مريم. التصويت: 4 موافقون، 0 معارض، 0 ممتنع. اعتُمد.
- القرار 2: «يوافق المجلس على افتتاح مكتب في الرياض، على أن يعتمد رئيس المجلس والمديرة المالية الشروط النهائية لعقد الإيجار». اقترحه أحمد، وثنّت عليه فاطمة. التصويت: 3 موافقون، 1 معارض (خالد)، 0 ممتنع. اعتُمد.
- القرار 3: «يعتمد المجلس عقد مورّد المستودعات المعروض في البند 4». اقترحته مريم، وثنّت عليه فاطمة. التصويت: 3 موافقون، 0 معارض، 0 ممتنع، ولم يصوّت خالد. اعتُمد.
- عرض خيارات خفض تكاليف الوقود / ليلى / الاجتماع القادم
- إنهاء شروط إيجار مكتب الرياض لاعتمادها / ليلى / 30 نوفمبر
- توقيع عقد مورّد المستودعات / مريم / 31 أكتوبر
- الاجتماع القادم: الخميس 14 يناير، الساعة 16:00
- اختُتم الاجتماع الساعة: 17:40
- توقيع رئيس المجلس والتاريخ: ____________
- توقيع أمين السر والتاريخ: ____________
نصائح
- اكتب كل قرار بصيغته النهائية الحرفية، واقرأه على المجلس، ثم دوّن نتيجة التصويت فورًا.
- وثّق كل إفصاح عن تعارض المصالح، واذكر متى غادر العضو النقاش أو امتنع عن التصويت.
- لخّص النقاش وأسباب كل قرار، لا من قال ماذا، إلا إذا طلب عضو تسجيل رأيه.
- راجع النظام الأساسي للشركة والأنظمة المطبقة عليها لمعرفة ما يجب أن يتضمنه المحضر ومن يوقّعه.
- إن سجّلت الاجتماع لتكتب المحضر فاحصل على موافقة المجلس أولًا، واتفقوا على من يحتفظ بالتسجيل.
- عمّم المسودة سريعًا، ثم يعتمدها المجلس في الاجتماع التالي ويوقّعها رئيسه.
أسئلة شائعة
ما الذي يجب أن يتضمنه محضر مجلس الإدارة؟
تتضمن أغلب محاضر مجالس الإدارة على الأقل: التاريخ والمكان، والحاضرين، واكتمال النصاب، وحالات تعارض المصالح، والقرارات المتخذة ونتيجة التصويت، وتوقيع رئيس المجلس وأمين السر. وقد يشترط النظام الأساسي للشركة أو الأنظمة المطبقة حيث سُجّلت أكثر من ذلك، فراجعها أو استشر مستشارك القانوني.
ما مقدار التفصيل في محضر مجلس الإدارة؟
بالقدر الذي يبيّن ما قرره المجلس وأنه درس المسألة كما ينبغي، بما في ذلك أبرز النقاط التي طُرحت وأسباب القرار. ولا ينبغي أن يكون تفريغًا حرفيًا. ويكون التوازن الصحيح غالبًا في ملخص قصير للنقاش، وقائمة بالمستندات المعروضة، والنص الحرفي للقرار.
من يعتمد محضر مجلس الإدارة ويوقّعه؟
يعدّ أمين السر مسودة المحضر ويعمّمها على الأعضاء، ثم يعتمدها المجلس عادةً في اجتماعه التالي مع أي تصحيحات، ويوقّعها رئيس المجلس بوصفها سجلًا صحيحًا. وفي بعض الجهات يوقّع أمين السر أيضًا. اتبع الإجراء المنصوص عليه في لوائح جهتك.
هل يساعد Echo في كتابة محضر مجلس الإدارة؟
إذا وافق المجلس على التسجيل، يسجّل Echo الاجتماع على iPhone أو Android أو Mac، ويكتب التفريغ وملخصًا بالنقاط الأساسية والقرارات وقائمة المهام. ويرتّب القالب «القياسي» الملاحظة في صيغة محضر، فيمنح أمين السر مسودة أولى يراجعها وفق هذه الصيغة ويصدّرها بصيغة PDF أو Word. والخطة المجانية تتيح 15 دقيقة لكل تسجيل، فالاجتماعات الطويلة تحتاج إلى Echo Pro.
يكتب Echo هذه الملاحظات لك من التسجيل. مجانًا 30 دقيقة كل شهر.
جرّب Echo مجانًا